Fattura Elettronica: se la conosci, non la temi

Manuale di sopravvivenza alla fatturazione elettronica: obblighi, esoneri e una manciata di consigli.

Il 2018 sarà per sempre ricordato come l’anno che ha determinato l’inizio della fatturazione elettronica. Sì, perché il GDPR non ci bastava. Termini come “privacy” e “titolare del trattamento” sono divenuti mielosi horror di Serie B rispetto a colei che ha diffuso davvero paura e panico tra gli abitanti del nostro bel Paese. Stiamo parlando della Regan McNeil della burocrazia: la Fattura Elettronica, una creatura con caratteristiche ben precise che impone il rispetto di determinate regole. Niente paura! Nell’affrontare questo temibile mostro possiamo contare su dei valorosi compagni di viaggio.
Ma andiamo con ordine e, prima di tutto, cerchiamo di conoscere bene il nostro nemico, addentrandoci in questo spaventoso racconto che ha inizio in Italia, in un freddo e tetro martedì: il 1° gennaio 2019…

Che cos’è la Fattura Elettronica? E da dove viene?

Come ogni personaggio horror che si rispetti, anche la Fattura Elettronica ha peculiarità tutte sue e più di una ragione di esistere.

Nasce, infatti, con una missione ben precisa: adeguare e uniformare il quadro normativo, organizzativo e tecnologico di tutti gli Stati membri dell’UE. Introdotta con la legge finanziaria 2008, in Italia la Fattura Elettronica è diventata obbligatoria dal 1° gennaio 2019.

Non ci sono lame affilate, maschere spaventose o inquietanti mantelli tra le caratteristiche del mostro della Fattura Elettronica che, invece, si distingue per i seguenti punti:

• Deve essere inviata allo SDI (Sistema di Interscambio) in formato XML (eXtensible Markup Language) definito secondo termini di legge. Lo SDI si occuperà di recapitare la fattura direttamente al cliente restituendoci le opportune notifiche (Accettata – Scartata – Recapito non possibile). Il “Recapito non possibile” indica che la fattura è stata correttamente emessa ma, per diverse ragioni, lo SDI non è stato in grado di recapitarla al destinatario. In tal caso è consigliato contattare il cliente per informarlo della presenza sul suo Cassetto Fiscale della fattura appena emessa.
• Deve essere firmata digitalmente per garantire l’autenticità della provenienza e del contenuto. In realtà l’obbligo vale solo per i documenti destinati alla Pubblica Amministrazione, ma è consigliabile firmare qualsiasi tipo di Fattura Elettronica.
• Deve contenere al suo interno il metodo utilizzato per raggiungere il soggetto destinatario della fattura (indirizzo telematico). Può essere o la PEC o il Codice Destinatario a sette cifre.
• Deve contenere tutte le specifiche proprie di una normale fattura (data, numero fattura, descrizione, importo, ecc.)

 

ATTENZIONE! Se per un motivo o per l’altro vi azzarderete a predisporre una fattura in un formato diverso da quello XML o ad inviarla al cliente con modalità diverse dallo SDI, questa fattura sarà considerata NON EMESSA, con conseguenti sanzioni a carico del fornitore e l’impossibilità di detrazione dell’Iva a carico del cliente.

Non esistono insidie o pericoli… L’importante è non fare arrabbiare il nostro mostro!

 

Perché la Fattura Elettronica ci spaventa?

Non facciamoci ingannare dalle apparenze. Se provassimo a guardare oltre le mostruose apparenze della fattura elettronica, capiremmo che in realtà è molto meno cattiva di quanto sembri. Anzi, sotto sotto ha un cuore da eroe.

La Fattura Elettronica porterà una rivoluzione tecnologica e un miglioramento dei processi contabili non da poco.

Questa automatizzazione consentirà all’Agenzia delle Entrate di ridurre i costi, di acquisire un maggior numero di dati fiscali e di velocizzare l’elaborazione delle dichiarazioni annuali, delle certificazioni uniche, dei modelli per la dichiarazione dei redditi e di molto altro ancora. L’impossibilità di redigere fatture false o di registrarle in modo errato o fraudolento consentirà al nostro Paese di ridurre l’evasione fiscale con conseguente beneficio per tutti.

 

Chi dovrà emettere Fatture Elettroniche?

La leggenda narra che già da diverso tempo la Fattura Elettronica si nascondesse e vivesse in mezzo a noi, nella più profonda oscurità. E come ogni leggenda che si rispetti, anche questa cela un fondo di verità: per la Pubblica Amministrazione l’obbligo della fatturazione elettronica vige già da diversi anni; con il tempo è solo stato esteso ad altri soggetti. Dal 01/07/2018 l’obbligo è scattato anche per gli Operatori del settore dei subappalti con la Pubblica Amministrazione e di tutta la filiera dei Gestori dei carburanti per motori. Appena due mesi dopo, il 01/09/2018 per essere precisi, la fatturazione elettronica è stata introdotta anche per la Tax Free Shopping (per acquisti superiori a 155 euro), l’agevolazione che consente ai residenti fuori dalla comunità Europea di richiedere il rimborso dell’Iva pagata sugli acquisti effettuati in Italia.

Dal 01/01/2019 l’obbligo è esteso a tutti i soggetti residenti, stabiliti e identificati nel territorio dello Stato italiano.

 

Fatturazione elettronica: chi è escluso?

Non è sempre detto che in un racconto horror tutti diventino vittime. Anzi, spesso alcuni personaggi, per un motivo o per l’altro, sono immuni dalla spaventosa maledizione. Lo stesso vale per la nostra Fattura Elettronica, che ha risparmiato diversi soggetti:

• coloro che applicano il regime forfettario o di vantaggio (DL 190/2014 e DL 98/2011);
• i produttori agricoli con volume d’affari inferiore a 7.000 euro annui;
• tutte le cessioni di beni e servizi nei confronti di non residenti in Italia, comunitari ed extracomunitari;
• i consumatori finali.

 

Come dovrà comportarsi l’azienda che tratta con soggetti UE o Extra UE?

Le aziende che vendono beni (o servizi) all'estero devono emettere al cliente una fattura cartacea o elettronica in formato .pdf

Tuttavia possono decidere di creare una Fattura Elettronica per tenere il documento in conservazione allo SDI ed evitare lo spesometro. In questo caso, il Codice Destinatario da inserire obbligatoriamente nella fattura per i clienti UE o extra-UE sarà composto da sette “X” (XXXXXXX).
Se l’azienda acquista beni o servizi dall’estero, l’archiviazione delle fatture ricevute avverrà, come di consueto, unicamente in formato .pdf o cartaceo e, per questa tipologia di fatture, sarà redatto uno spesometro.

 

Come dovrà comportarsi l’azienda con le persone fisiche?

Le persone fisiche non rientrano nel processo di fatturazione elettronica e, pertanto, non hanno l’obbligo di avere un domicilio telematico (PEC), un Codice Destinatario o un metodo di conservazione digitale delle fatture.

Per l’azienda che vende beni (o servizi) a dei privati cittadini, vige l’obbligo di emettere la fattura sia in formato .pdf o cartaceo sia in formato XML. Anche in questo caso, l’impresa dovrà inviare una fattura in formato elettronico allo SDI, così da evitare sanzioni da parte dell’Agenzia delle Entrate. In questo caso, il Codice Destinatario sarà composto da sette “zeri” (0000000) e il codice fiscale da inserire sarà quello del soggetto privato nei cui confronti è stata emessa la fattura.

Insomma, come abbiamo appurato, tutti questi soggetti sono esonerati dall’obbligato di fatturazione elettronica ma, si sa, i mostri possono sempre riemergere dalle tenebre per mietere nuove vittime. Sopravvissuti quindi…. almeno per ora!

 

Chi può aiutarci ad affrontare la fatturazione elettronica?

Il bene vince sempre sul male! In soccorso di tutte le aziende italiane colpite dalla fatturazione elettronica arrivano enti, professionisti e strumenti ad hoc: spetta a loro il compito di aiutare le imprese a combattere questo terribile incubo. Parliamo, in questo caso, di metodi per inviare e ricevere correttamente le fatture in formato XML. Gli scenari sono prevalentemente quattro, ovvero:

• Invio e ricezione tramite PEC: ideale se il numero di fatture emesse e ricevute, durante l’anno, è ridotto. In caso contrario, gestire il flusso del ciclo Attivo e Passivo tramite PEC diventa complicato e laborioso.
• Gestione tramite Intermediari Accreditati: diverse Software House, tramite utilizzo di piattaforme Web, consentono la gestione delle fatture emesse e ricevute. Sono strumenti di facile utilizzo che funzionano tramite rilascio, da parte dell’intermediario, di un Codice Destinatario.
• Gestione tramite Commercialista: è probabilmente il metodo più comodo e veloce. Sicuramente uno dei più utilizzati. Potenzialmente, per l’azienda non cambia nulla. Molti commercialisti sono organizzati per essere di supporto nei processi che il cliente non può o non vuole gestire in autonomia.
• Gestione tramite gli strumenti messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate e dalla Camera di Commercio: è possibile gestire i vari passaggi del flusso Attivo e Passivo di fatturazione con gli strumenti gratuiti che questi Enti mettono a disposizione. È sufficiente accedere al sito tramite SPID, CNS o Credenziali Fisconline.

Insomma, qualunque mostro può essere sconfitto, basta scegliere i compagni giusti!

La fine dell’incubo: la conservazione sostitutiva

La conservazione della Fattura Elettronica stabilisce definitivamente la sconfitta del terribile mostro e la fine della maledizione. Ma, prima di affrontare quest’ultimo punto, come uno spaventoso flashback tipico di un racconto horror che si rispetti, riviviamo quanto già visto fino ad ora:

 

L’inizio della storia: LA FATTURA DIVENTA ELETTRONICA

Dal 1° gennaio 2019 non è più possibile creare la fattura a mano o con qualsiasi altro strumento informatico (Excel, Word, ecc) non previsto dall’Agenzia delle Entrate.

 

Il mostro e le sue caratteristiche: REQUISITI DI FORMA E CONTENUTO
La fattura Elettronica deve assolutamente rispettare precisi requisiti di forma (XML) e contenuto stabiliti dall’Agenzia delle Entrate.

 

I compagni di viaggio: DEFINIZIONE DEI COLLABORATORI
Stabilire, attraverso l’utilizzo di software o appoggiandosi ad Enti e Professionisti, come attuare il processo per la gestione del processo di fatturazione (ciclo Attivo e Passivo, Firma Digitale, Conservazione dei dati).

 

Evoluzione della storia: INVIO AL SISTEMA DI INTERSCAMBIO
La fattura deve essere inviata obbligatoriamente allo SDI che la recapiterà direttamente al cliente destinatario. E’ fondamentale il monitoraggio delle notifiche per capire se la fattura è andata effettivamente a buon fine.

 

Il mostro è sconfitto: ARCHIVIAZIONE e CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Con la Fattura Elettronica la conservazione può avvenire solo in formato digitale (l’XML non può essere stampato su carta e conservato in appositi dossier) e il documento deve essere archiviato e disponibile per 10 anni dalla data di emissione.

 

La Conservazione Sostitutiva può avvenire principalmente in tre modi:

• Conservare le fatture direttamente allo SDI attraverso la sottoscrizione con l’Agenzia delle Entrate di un contratto gratuito;
• Conservare le fatture tramite l’intermediario che si occupa della gestione di invio e di ricezione con lo SDI. L’intermediario metterà a disposizione uno spazio dedicato per l’archiviazione delle fatture digitali;
• Conservare le fatture internamente, ovvero con strumenti stabiliti autonomamente dall’azienda stessa.

 

La morale del racconto

L’ironia della sorte ci insegna che, in tantissimi casi, i racconti horror sono quelli più criticati e presi di mira ma, sovente, sono anche quelli fatti meglio. La Fatturazione Elettronica, come tutto ciò che è innovativo e misterioso, ha generato tensioni, paure e malumori che, con il passare del tempo, svaniranno come bolle di sapone.

“Il vero orrore è quello di un mondo in cui è proibito leggere, dunque è proibito conoscere, amare, ricordare” (Francois R. Truffaut)

Parafrasando questa celebre frase del passato, il vero orrore non è l’introduzione della fatturazione elettronica ma il rischio di restare in un sistema economico e tecnologico immobile, senza evolvere i processi e disabituando gli abitanti ad uscire dalla propria zona di confort.
Il vero orrore non è il mostro, ma la paura di combatterlo!