Email marketing e GDPR: le best practice da seguire

L'email marketing può essere un potente strumento di marketing, ma è essenziale adottare le best practice per garantire la conformità del GDPR e il rispetto della privacy degli utenti.

Negli ultimi anni l'email marketing è diventato uno strumento sempre più importante per promuovere prodotti e servizi online. Chi pensava di vedere sostituire l’invio di newsletter con le sole attività sui Social Media o con la pubblicità display non è stato lungimirante.

Gli utenti stanno lasciando sempre meno dati nella disponibilità di terze parti. Quindi il tuo data base con i contatti diretti è diventato un vero tesoro! Lo sapevi?

Ma perché questo tesoro non si trasformi in una “ferraglia” inutile o, peggio ancora, in un cavallo di Troia per la tua azienda, segui i nostri consigli.

In questo articolo vedremo come impostare correttamente la raccolta degli indirizzi email in base al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) nell'Unione europea. Eviterai così sanzioni o altri problemi legali.

Iniziamo allora ad analizzare gli aspetti chiave per un e-mail marketing fatto in tutta sicurezza e il più possibile performante.

La corretta gestione dei dati grazie ai corsi di UniD Professional

Una corretta gestione dei dati personali dei destinatari dell'email marketing è essenziale per rispettare il GDPR.

Per questo motivo UniD Professional propone corsi che consentono di prepararsi al meglio sui diversi aspetti legati alla stringente normativa europea in materia di trattamento dei dati.

Gli utenti devono essere informati sui dati raccolti, lo scopo per cui vengono raccolti e i soggetti che avranno accesso ai dati.

Inoltre, le aziende devono adottare misure di sicurezza adeguate a proteggere i dati personali dei destinatari, come l'uso di password sicure e l'adozione di politiche di conservazione dei dati.

Le procedure da creare richiedono competenza e nessuna improvvisazione viste le ingenti sanzioni che possono essere comminate. Per questo è bene formarsi attraverso corsi ad hoc come i Master in GDPR e Protezione dei dati di UniD Professional o affidarsi a un professionista della materia.

Come ottenere il Consenso per l’invio di e-mail

Il primo passo per una corretta gestione dell'email marketing è ottenere il consenso esplicito dei destinatari per l'invio delle comunicazioni. Il consenso deve essere libero, specifico, informato e univoco.

Questo significa che non si può usare un pre-ticked box, ovvero delle caselle con le spunte già apposte per raccogliere il consenso. È inoltre importante essere trasparenti sul tipo di comunicazione che si intende inviare tramite e-mail.

Inoltre, il consenso deve essere facilmente revocabile in qualsiasi momento. Ciò può essere fatto attraverso una casella di controllo per l'opt-in (do il consenso a comunicazioni commerciali) e l'opt-out (non do il consenso a comunicazioni commerciali) nel momento in cui vengono richieste le e-mail ai propri clienti, ad esempio per concludere l’acquisto di un prodotto. Oppure attraverso un link per annullare l'iscrizione che deve essere presente in ogni email inviata.

La Privacy policy

Una privacy policy chiara e dettagliata è un elemento fondamentale per rispettare le normative del GDPR.

La policy deve descrivere in modo trasparente il trattamento dei dati personali dei destinatari, compreso l'uso che verrà fatto dei dati e i diritti dei destinatari stessi.

È importante ricordare che i destinatari:

• hanno il diritto di accedere ai propri dati,
• di chiedere la correzione o la cancellazione dei dati errati o obsoleti,
• di opporsi al trattamento dei propri dati e di chiedere la portabilità dei dati.

Trasparenza

Le comunicazioni di email marketing devono essere trasparenti e facilmente identificabili come messaggi di marketing. Non è consentito inviare email fuorvianti o ingannevoli, come ad esempio falsi oggetti di email o indirizzi di mittente mascherati.

Inoltre, le email devono contenere un link che permetta ai destinatari di annullare l'iscrizione in modo semplice e immediato, come ad esempio un pulsante "Cancella iscrizione" posizionato in cima o in fondo alla email.

Mantenere aggiornate le proprie liste

Per rispettare il GDPR, è importante che le aziende mantengano aggiornate le proprie liste di contatti. Ciò significa che, se un cliente decide di annullare l'iscrizione alle comunicazioni di marketing, l'azienda deve rimuovere immediatamente il suo nome dalla lista. Inoltre, se un cliente cambia i propri dati, ad esempio l'indirizzo email, l'azienda deve assicurarsi di aggiornare le proprie liste di conseguenza.

Segmentazione del pubblico

Un'altra pratica importante per l'email marketing è la segmentazione del pubblico. Invece di inviare messaggi generici a tutti i destinatari, è possibile creare gruppi di destinatari in base a interessi, età, genere, geolocalizzazione e altri criteri. Ciò consente di inviare messaggi più pertinenti e aumentare l'efficacia dell'email marketing.

Personalizzare le email

Una delle migliori pratiche dell'email marketing è quella di personalizzare le email in base alle preferenze dei propri clienti. Ciò significa che le aziende dovrebbero utilizzare i dati dei propri clienti per inviare messaggi pertinenti e rilevanti, basati sui loro interessi e comportamenti. Ad esempio, se un cliente ha acquistato un prodotto specifico, l'azienda potrebbe inviare una email di follow-up con prodotti simili che potrebbero interessarlo.

Inoltre utilizzando il nome dell'utente o altri dettagli personalizzati, è possibile creare un messaggio più coinvolgente e personalizzato che attirerà l'attenzione del destinatario. Tuttavia, è importante assicurarsi di avere il consenso esplicito dell'utente per utilizzare tali dati personali.

Utilizzare l'automazione

L'utilizzo dell'automazione può aiutare le aziende a rispettare il GDPR e a migliorare l'efficacia delle proprie campagne di email marketing. L'automazione, come quella fornita da 4Dem, consente di inviare email in modo automatico in base a determinati input, come l'iscrizione a una newsletter o un acquisto effettuato. In questo modo, le aziende possono inviare messaggi personalizzati tempestivamente e senza doverli elaborare.

Inoltre saranno certe che gli utenti che hanno annullato l’iscrizione alle newsletter non verranno più inseriti nelle liste per gli invii. Caso invece purtroppo frequente quando si importano contatti da database non aggiornati. Infatti quei contatti verranno esclusi in automatico dal sistema per restare GDPR compliant.

Testare e ottimizzare

Infine, per migliorare l'efficacia delle proprie campagne di email marketing, è importante testare e ottimizzare continuamente i propri messaggi.

L’A/B test, ovvero l’invio di n. 2 e-mail, che nei contenuti differiscono solo per alcuni aspetti di grafica o di scrittura del testo, a n. 2 diversi gruppi di contatti, ci permetterà di vedere quale delle 2 e-mail ha avuto un maggior numero di conversioni.

Una volta individuata l’e-mail più performante, inviala al resto di tutti i tuoi contatti e vedrai che i risultati non tarderanno ad arrivare. Ovviamente i contatti inseriti nei 2 gruppi devono avere caratteristiche il più possibili uniformi perché l’A/B test sia significativo.

Come puoi capire facilmente se proponi un tipo di formaggio a un gruppo di vegetariani la reazione sarà ben diversa da quella di un gruppo di amanti della fiorentina.

Ricordati quindi sempre dell’importanza della segmentazione dei contatti come indicato nei paragrafi precedenti.

Utilizzare una piattaforma di email marketing

Utilizzare una piattaforma di email marketing italiana ti permette di essere scuro che i tuoi invii rispettino appieno il GDPR.

Un esempio è la piattaforma di email marketing 4Dem, totalmente italiana e GDPR compliant, grazie alla quale potrai non solo inviare campagne email ed SMS marketing, ma anche flussi automatici per favorire la fidelizzazione dei tuoi utenti.

Inoltre, con 4Dem potrai realizzare form e popup per l’acquisizione da inserire all’interno del tuo sito web e aumentare la tua baseline di iscritti alla newsletter. Ma non finisce qui, perché la piattaforma ti permette anche di realizzare landing page dove raccontare al meglio i vantaggi del tuo prodotto o servizio.

Conclusioni

In sintesi, l'email marketing può essere un potente strumento di marketing, ma è essenziale adottare le best practice per garantire la conformità del GDPR e il rispetto della privacy degli utenti.

Ciò include:

• l'acquisizione dei dati in modo trasparente e legale,
• l'ottenimento del consenso esplicito degli utenti,
• la segmentazione del pubblico, la personalizzazione del messaggio,
• l'opzione di opt-out, la definizione di una privacy policy chiara,
• l'adozione di misure di sicurezza dei dati
• e la definizione di una politica di conservazione dei dati adeguata.

Seguendo queste pratiche, le aziende possono creare campagne di email marketing efficaci e rispettose della privacy degli utenti.