Come fare raccolta dati in maniera efficace

L’attività di raccolta dati è una componente fondamentale in ogni attività strategica che prevede una comunicazione diretta e personalizzata con il proprio audience

A seconda del canale di comunicazione scelto, l’attività di raccolta dati può includere informazioni differenti. Se pensi ad esempio ai Social Network, non è necessario conoscere il dato personale del tuo utente ma piuttosto fare in modo che segua i tuoi contenuti. Email ed SMS sono invece gli unici canali diretti di comunicazione. Questo vuol dire che il dato e-mail o il numero di telefono sono indispensabili per poter iniziare un dialogo con il tuo utente.

Tipologie di raccolta dati finalizzate al Direct Marketing

Innanzitutto è importante sottolineare che nel caso dell’Email Marketing, l’obiettivo principale dell’attività di raccolta dati è aumentare il numero di potenziali interlocutori “in target” a cui inviare le tue comunicazioni. Si specifica “in target” in quanto raccogliere contatti potenzialmente non interessati può risultare non conveniente in quanto più difficili da convertire.

Principalmente, i contatti possono essere raccolti in 2 modi, che non si escludono a vicenda. Anzi, possono lavorare insieme e trasformarsi in due formidabili alleati uniti per un unico obiettivo. Puoi distinguere la raccolta dati Online da quella Offline.

• Online avviene attraverso la registrazione ad un form digitale da parte dell’utente finale
• Offline invece, seppur attraverso un modulo di registrazione cartaceo o digitale, avviene attraverso il supporto di persone fisiche in completa mobilità. Come ad esempio da addetti nei punti vendita, espositori in occasione di eventi fieristici o per strada da parte di organizzatori di eventi.

Che la raccolta sia di tipo “online” o “offline” poco cambia per la “porta d’ingresso” del contatto. Sempre indispensabile è utilizzare un modulo di registrazione, in alcuni casi cartaceo e nella maggioranza dei casi digitale ospitato su un sito internet o su una landing page dedicata o su un supporto esterno (tablet o smartphone) come nel caso della raccolta offline. Considerando obsoleti i moduli cartacei, ci si concentrerà solo su quelli digitali.

Una precisazione tecnica prima di continuare

Per entrambi i metodi di raccolta, si deve tenere sempre in considerazione:

• Il rispetto della normativa vigente sulla raccolta e gestione dei dati personali (GDPR e Legge 196 sulla Privacy).
• La qualità del contatto che si vuole raccogliere.
• Le informazioni aggiuntive del contatto in relazione all’obiettivo per cui è stato raccolto.

Per la parte legata al rispetto della legge, non c’è molto da aggiungere se non quello di seguire le regole imposte dal legislatore. Mentre per la qualità e le informazioni di contatto, si suggerisce di adottare alcune accortezze in fase di raccolta, sia online che offline. Per semplicità, ne troverai 3 per tipo di raccolta continuando la lettura.

Come fare raccolta dati online

Per raccogliere dati online, ti servirà un Form di registrazione. Questo dovrà rispettare almeno le 3 seguenti caratteristiche:

• Semplice nella compilazione. Pochi campi, nome e e-mail e/o numero di telefono sono sufficienti (all’inizio). Pensa ad eventuali menù a tendina per facilitare la compilazione e non indurre in errore l’utente.
• Coerente con l’origine. Form e comunicazione devono ricordare all’utente il motivo per cui si sta registrando dando continuità all’asset da cui provengono. Senza suscitare dubbi o incertezze sulla finalità della richiesta.
• Reattivo. Dopo l’inserimento dei dati, deve accadere qualcosa! L’utente deve innanzitutto ricevere un’email per confermare quanto inserito (chiamata e-mail di double opt-in).

Questa fase è molto importante per 3 motivi:

• Non portare all’interno del database un dato errato (anche involontariamente).
• Avere sempre la consapevolezza della dimensione “reale” del proprio database.
• Avere l’informazione necessaria per poter rispondere lato GDPR e Legge sulla Privacy sulla regolare raccolta del dato da un punto di vista legale, qualora ce ne fosse bisogno.

Se poi, una volta confermata l’e-mail, si invia anche un’e-mail di benvenuto, ecco il primo passo verso il dialogo, è fatto!

Come ottenere i dati lavorando offline

Il riflettore si sposta dal form di registrazione alla persona stessa che si occuperà della raccolta. In particolare, la risorsa dovrà rispondere a 3 requisiti principali:

• Essere semplice nella presentazione. Non si consiglia di articolare troppo la richiesta con una domanda preliminare ma piuttosto passare subito a raccontare il vantaggio nel caso l'utente accettasse di lasciare il dato.
• Essere coerente ed empatica con il target. Come per l’online, la coerenza nell’approccio iniziale è il primo passo per instaurare un primo contatto. Inoltre, considerare la persona che si ha davanti nel contesto generale, “leggere” quindi le esigenze in anticipo e non buttarsi senza scrupoli verso l’obiettivo ma pensando piuttosto al target, può essere un buon punto di partenza. E mai sottovalutare l’educazione!
• Reattiva ed eventualmente pro-attiva. Deve essere in grado di rispondere in maniera semplice a dubbi o eventuali delucidazioni che l’utente potrebbe sollevare, e se in grado, precederlo con un’affermazione. Più alta è la semplicità e chiarezza nelle risposte, maggiore sarà il risultato e minore sarà la probabilità di rimbalzo dell’utente finale.

Ovviamente raggiungere la perfezione è impossibile, ma ci si può avvicinare!

Ottimizzare la raccolta dati con 4Dem

Che il dato sia raccolto da un form online o da una persona fisica offline, poco importa se poi le informazioni devono essere trasportate a mano su piattaforme di invio e-mail e sms.

I rischi più evidenti sono:

• Incremento del tempo investito nell’attività complessiva
• Incremento del rischio di errore nella migrazione
• Mancanza di dati in tempo reale abbassando il tempo di reattività

Quindi come puoi massimizzare lo sforzo in comunicazione, grafica, parole, strette di mano e rendere il tutto più fluido? Utilizzando 4Dem! In pratica, attraverso le integrazioni, i form di registrazione scrivono automaticamente le informazioni sia sull’hub digitale dove sono ospitati (sito o landing page che sia) sia sulla piattaforma, rendendo il dato fruibile in qualsiasi momento, per attività manuali e soprattutto per quelle automatiche!

 

Quando invece è la persona fisica a raccogliere il contatto, si utilizzano applicazioni dedicate per tablet o smartphone che parlano con le piattaforme di invio. È il caso di FILOS, l’applicazione per tablet di 4Dem. Ti permette di raccogliere i dati in completa mobilità, anche senza l’ausilio della rete internet, dando così la possibilità di trasmettere in un secondo momento le informazioni alla piattaforma di invio e utilizzarle in tempo reale, in maniera manuale e soprattutto automatica.

Conclusioni