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Come fare raccolta dati in maniera efficace

L’attività di raccolta dati è una componente fondamentale in ogni attività strategica che prevede una comunicazione diretta e personalizzata con il proprio audience

A seconda del canale di comunicazione scelto, l’attività di raccolta dati può includere informazioni differenti. Se pensi ad esempio ai Social Network, non è necessario conoscere il dato personale del tuo utente ma piuttosto fare in modo che segua i tuoi contenuti. Email ed SMS sono invece gli unici canali diretti di comunicazione. Questo vuol dire che il dato e-mail o il numero di telefono sono indispensabili per poter iniziare un dialogo con il tuo utente.

Tipologie di raccolta dati finalizzate al Direct Marketing

Innanzitutto è importante sottolineare che nel caso dell’Email Marketing, l’obiettivo principale dell’attività di raccolta dati è aumentare il numero di potenziali interlocutori “in target” a cui inviare le tue comunicazioni. Si specifica “in target” in quanto raccogliere contatti potenzialmente non interessati può risultare non conveniente in quanto più difficili da convertire.

Principalmente, i contatti possono essere raccolti in 2 modi, che non si escludono a vicenda. Anzi, possono lavorare insieme e trasformarsi in due formidabili alleati uniti per un unico obiettivo. Puoi distinguere la raccolta dati Online da quella Offline.

• Online avviene attraverso la registrazione ad un form digitale da parte dell’utente finale
• Offline invece, seppur attraverso un modulo di registrazione cartaceo o digitale, avviene attraverso il supporto di persone fisiche in completa mobilità. Come ad esempio da addetti nei punti vendita, espositori in occasione di eventi fieristici o per strada da parte di organizzatori di eventi.

Che la raccolta sia di tipo “online” o “offline” poco cambia per la “porta d’ingresso” del contatto. Sempre indispensabile è utilizzare un modulo di registrazione, in alcuni casi cartaceo e nella maggioranza dei casi digitale ospitato su un sito internet o su una landing page dedicata o su un supporto esterno (tablet o smartphone) come nel caso della raccolta offline. Considerando obsoleti i moduli cartacei, ci si concentrerà solo su quelli digitali.

Una precisazione tecnica prima di continuare

Per entrambi i metodi di raccolta, si deve tenere sempre in considerazione:

• Il rispetto della normativa vigente sulla raccolta e gestione dei dati personali (GDPR e Legge 196 sulla Privacy).
• La qualità del contatto che si vuole raccogliere.
• Le informazioni aggiuntive del contatto in relazione all’obiettivo per cui è stato raccolto.

Per la parte legata al rispetto della legge, non c’è molto da aggiungere se non quello di seguire le regole imposte dal legislatore. Mentre per la qualità e le informazioni di contatto, si suggerisce di adottare alcune accortezze in fase di raccolta, sia online che offline. Per semplicità, ne troverai 3 per tipo di raccolta continuando la lettura.

Come fare raccolta dati online

Per raccogliere dati online, ti servirà un Form di registrazione. Questo dovrà rispettare almeno le 3 seguenti caratteristiche:

• Semplice nella compilazione. Pochi campi, nome e e-mail e/o numero di telefono sono sufficienti (all’inizio). Pensa ad eventuali menù a tendina per facilitare la compilazione e non indurre in errore l’utente.
• Coerente con l’origine. Form e comunicazione devono ricordare all’utente il motivo per cui si sta registrando dando continuità all’asset da cui provengono. Senza suscitare dubbi o incertezze sulla finalità della richiesta.
• Reattivo. Dopo l’inserimento dei dati, deve accadere qualcosa! L’utente deve innanzitutto ricevere un’email per confermare quanto inserito (chiamata e-mail di double opt-in).

Questa fase è molto importante per 3 motivi:

• Non portare all’interno del database un dato errato (anche involontariamente).
• Avere sempre la consapevolezza della dimensione “reale” del proprio database.
• Avere l’informazione necessaria per poter rispondere lato GDPR e Legge sulla Privacy sulla regolare raccolta del dato da un punto di vista legale, qualora ce ne fosse bisogno.

Se poi, una volta confermata l’e-mail, si invia anche un’e-mail di benvenuto, ecco il primo passo verso il dialogo, è fatto!

Come ottenere i dati lavorando offline

Il riflettore si sposta dal form di registrazione alla persona stessa che si occuperà della raccolta. In particolare, la risorsa dovrà rispondere a 3 requisiti principali:

• Essere semplice nella presentazione. Non si consiglia di articolare troppo la richiesta con una domanda preliminare ma piuttosto passare subito a raccontare il vantaggio nel caso l’utente accettasse di lasciare il dato.
• Essere coerente ed empatica con il target. Come per l’online, la coerenza nell’approccio iniziale è il primo passo per instaurare un primo contatto. Inoltre, considerare la persona che si ha davanti nel contesto generale, “leggere” quindi le esigenze in anticipo e non buttarsi senza scrupoli verso l’obiettivo ma pensando piuttosto al target, può essere un buon punto di partenza. E mai sottovalutare l’educazione!
• Reattiva ed eventualmente pro-attiva. Deve essere in grado di rispondere in maniera semplice a dubbi o eventuali delucidazioni che l’utente potrebbe sollevare, e se in grado, precederlo con un’affermazione. Più alta è la semplicità e chiarezza nelle risposte, maggiore sarà il risultato e minore sarà la probabilità di rimbalzo dell’utente finale.

Ovviamente raggiungere la perfezione è impossibile, ma ci si può avvicinare!

Ottimizzare la raccolta dati con 4DEM

Che il dato sia raccolto da un form online o da una persona fisica offline, poco importa se poi le informazioni devono essere trasportate a mano su piattaforme di invio e-mail e sms.

I rischi più evidenti sono:

• Incremento del tempo investito nell’attività complessiva
• Incremento del rischio di errore nella migrazione
• Mancanza di dati in tempo reale abbassando il tempo di reattività

Quindi come puoi massimizzare lo sforzo in comunicazione, grafica, parole, strette di mano e rendere il tutto più fluido? Utilizzando 4DEM! In pratica, attraverso le integrazioni, i form di registrazione scrivono automaticamente le informazioni sia sull’hub digitale dove sono ospitati (sito o landing page che sia) sia sulla piattaforma, rendendo il dato fruibile in qualsiasi momento, per attività manuali e soprattutto per quelle automatiche!

Conclusioni

In definitiva, per aumentare i nostri contatti possiamo percorrere strade diverse, passare dalla rete attraverso un sito oppure facendoci aiutare da una persona fisica, ma entrambe devono necessariamente rispondere a determinate caratteristiche fondamentali per generare contatti di qualità. Se poi si decide di integrare il tutto alle piattaforme incaricate dell’invio, allora potete passare allo step successivo, quale? Dipende dal vostro progetto!

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